Informatie - Privacy verklaring

Net als vrijwel alle organisaties verwerkt het Gilde Sint Sebastiaan uit Oisterwijk persoonsgegevens. Dit doen wij zonder commercieel oogpunt. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ons gilde.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt het Gilde Sint Sebastiaan persoonsgegevens?

Gilde Sint Sebastiaan verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- (Jeugd)leden die actief bij ons gilde participeren of geparticipeerd hebben;
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Het secretariaat verwerkt jouw persoonsgegevens o.a. op computers en in geprinte formulieren welke opgeslagen worden in ordners. Zelf kun je zorg dragen voor de juiste registratie door tijdig wijzigingen aan te geven, bijvoorbeeld bij een verhuizing. Dit doe je dan bij de secretaris van het gilde.

Waarvoor verwerkt het Gilde Sint Sebastiaan persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van het gilde of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je informeren, op de juiste wijze inschrijven als lid en zorg dragen voor zaken als verzekering. Als je eenmaal lid of relatie van het gilde bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Met de gegevens kunnen wij je ook informeren over een (nieuwe) activiteit vanuit het gilde, waar wij aan deelnemen of waarvan wij denken dat dit voor jou interessant kan zijn. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische (leeftijd)analyses enzovoorts.

Verwerkt Gilde Sint Sebastiaan ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is. Gilde Sint Sebastiaan controleert en ziet erop toe dat gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd.

Hoe gaat het gilde met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt. Om voor latere generaties inzicht te houden in het ledenverloop van ons gilde worden zaken als naam, geboortedatum en (laatste) woonplaats niet verwijderd, tenzij jij ons dit nadrukkelijk verzoekt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf jouw persoonsgegevens bij het secretariaat opvragen. Na inzage kun je ze laten wijzigen of door laten halen. Binnen het gilde, kan de hoofdman jouw adres en telefoonnummer zien op de ledenlijst. Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De secretaris van het gilde, kan je gegevens muteren. Binnen het gildewezen, op kring- of federatief niveau, kunnen jouw gegevens niet worden geraadpleegd.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen het gildewezen

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Het Gilde Sint Sebastiaan zal geen gegevens uitwisselen met externe partijen, tenzij dit nodig is voor de verwerking van opdrachten die ten bate van het gilde worden uitgevoerd.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan jouw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor het gilde met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie of andere bijzondere festiviteiten. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Gilde Sint Sebastiaan gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens het gilde van mij verwerkt?

Je bent in de mogelijkheid om bij het secretariaat de over jou verwerkte gegevens op te vragen. Het secretariaat zal dit verzoek altijd binnen afzienbare tijd honoreren.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door het gilde kun je terecht bij het bestuur.

Klachtenprocedure

Bij klachten over de werkwijze van een van de bestuurders, kan ieder bestuurslid als vertrouwenspersoon worden ingeschakeld.

Opt-out

Voor berichten van het gilde is het mogelijk jezelf uit te schrijven. Indien je geen prijs stelt op informatie over het gilde, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van uw gegevens, kun je dit aan de secretaris doorgeven.

Wijzigingen privacy beleid

Gilde Sint Sebastiaan behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via onze website.

Eigen verantwoordelijkheid

Naast deze voorwaarden wil het bestuur jullie verzoeken voorzichtig om te gaan met de privacy van alle leden. Om deze reden verzoek ik jullie persoonsgegevens van onze gildeleden niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk. Tevens verzoek ik jullie om te zorgen dat de computers waarop deze gegevens opgeslagen zijn, zijn voorzien van software die digitale inbraken tegen gaat. De geprinte lijst met gegevens van leden zou altijd daar opgeborgen moeten worden waar anderen er niet aan kunnen. Mocht het gebeuren dat door een datalek de gegevens van onze leden beschikbaar worden voor derden, dan moet er binnen 72 uur een melding gemaakt worden bij de overheid. Mocht het dus zo zijn dat er bij jou in huis of op jouw computer gegevens van het gilde ontvreemd worden, verzoek ik met klem dit zo snel mogelijk aan de secretaris en/of hoofdman te melden.